人事档案是企事业单位、机关、团体等组织对员工个人资料进行系统整理、归档和管理的文件。调档函作为人事档案管理的重要工具，对于维护员工权益、规范档案管理具有重要意义。本文将从调档函的定义、作用、填写方法等方面进行探讨，以期为我国人事档案管理工作提供有益参考。
一、调档函的定义与作用
1. 定义
调档函，又称档案调取函，是指企事业单位、机关、团体等组织在需要查阅、借阅、转移员工人事档案时，向档案管理部门发出的正式文件。调档函主要包括调档单位名称、调档人姓名、档案编号、调档事由、调档时间、联系方式等基本信息。
2. 作用
（1）保障员工权益：调档函有助于维护员工在人事档案管理中的合法权益，确保员工个人信息的安全和完整。
（2）规范档案管理：调档函的发放和接收有助于规范人事档案的管理流程，提高档案管理的效率。
（3）促进信息共享：调档函有助于实现人事档案信息的共享，为企事业单位、机关、团体等组织提供有力的人力资源支持。
二、调档函的填写方法
1. 填写单位名称
在调档函的上方，填写调档单位的全称，如“XX公司”、“XX机关”等。
2. 填写调档人姓名
在调档函的上方，填写调档人的姓名，如“张三”。
3. 填写档案编号
在调档函的上方，填写需要调档的档案编号，如“001”、“002”等。
4. 填写调档事由
在调档函的下方，填写调档的具体事由，如“因工作需要查阅”、“因离职办理手续”等。
5. 填写调档时间
在调档函的下方，填写调档的具体时间，如“2021年6月1日”。
6. 填写联系方式
在调档函的下方，填写调档单位的联系方式，如电话、邮箱等。
三、调档函的审批与发放
1. 审批
调档函的审批由档案管理部门负责。审批内容包括：调档事由是否合理、档案编号是否准确、调档单位是否具备调档资格等。
2. 发放
审批通过后，档案管理部门将调档函发放给调档单位。调档单位在收到调档函后，应按照要求办理调档手续。
调档函在人事档案管理中发挥着重要作用。通过规范调档函的填写、审批和发放，有助于提高人事档案管理的效率，保障员工权益，促进信息共享。因此，企事业单位、机关、团体等组织应高度重视调档函的管理工作，确保人事档案管理的规范化和科学化。
